Tabelas Processuais Unificadas do Judiciário – Um pouco de história

Em 2001, na Seção Judiciária de Santa Catarina, ocorreu a reunião da Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal (CT-GeD) apresentou aos secretários judiciários dos cinco tribunais regionais federais (TRFs) e a alguns juízes convidados a primeira versão da Tabela Única de Assuntos Processuais da Justiça Federal (TUA), embrião da futura Tabela de Assuntos Processuais do Judiciário, aprovada pela Resolução nº. 46, de 18 de dezembro de 2007, do Conselho Nacional de Justiça e atualmente implantada em todos os tribunais brasileiros.

A CT-GeD, constituída pela Portaria do Conselho da Justiça Federal (CJF) n.º 159, de 1999, integrada pelos representantes das unidades de documentação e arquivo dos TRFs e das seções judiciárias do Rio de Janeiro, São Paulo e Porto Alegre e coordenada pela Secretária de Pesquisas e Informação do Centro de Estudos Judiciários (CEJ) do CJF, elaborou a primeira versão da tabela de assuntos apresentada na reunião mencionada, a partir das categorias e subcategorias do Tesauro Jurídico da Justiça Federal.

De forma inovadora, a CT-GeD havia concluído que, para definir a temporalidade dos processos judiciais com trânsito em julgado, seria necessário padronizar a tipologia, os assuntos e a movimentação processual em toda a Justiça Federal. Até então, as tabelas de temporalidade utilizadas no Serviço Público brasileiro, definiam a temporalidade pela tipologia documental.

O encontro consolidou o entendimento de que a gestão documental se inicia com a autuação do processo pelas unidades de Distribuição Processual, responsáveis pela sua classificação e indexação e que essas informações, posteriormente, devem ser utilizadas pelas unidades de Arquivo na definição da destinação desses documentos.

 Naquela ocasião, decidiu-se que os processos baixados e armazenados nas instituições da Justiça Federal seriam reclassificados nos Arquivos, mas os novos processos chegariam às unidades de arquivos devidamente classificados pela Distribuição Processual, como preconiza as boas práticas de Gestão Documental.

Pactuou-se que as classes processuais, os assuntos utilizados na distribuição da lide e os eventos do andamento processual (o fluxo do processo) seriam padronizados para garantir que os conjuntos documentais de valor permanente fossem preservados igualmente para o resgate da memória da instituição, cuja competência é a mesma do Oiapoque ao Chuí.

Com a padronização dessas tabelas e a sua adoção como base para a definição da temporalidade documental, na Justiça Federal, os assuntos de guarda permanente e as amostras representativas do conjunto dos documentos sem valor permanente seriam igualmente preservados para os pesquisadores do futuro.

A preservação amostral foi outra inovação do Programa de Gestão de Gestão Documental da Justiça Federal, aprovada pela Resolução nº 359, de 29 de Março de 2004, que estabeleceu a política de gestão das ações judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justiça Federal.

Diversos instrumentos do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal foram adotadas pelo Programa de Gestão de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), preconizado pela Recomendação n° 37 do Conselho Nacional de Justiça, como a adoção do plano amostral; a definição da temporalidade com base nas taxonomias mencionadas; os Critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental; a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos; a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos e o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos entre outros.

A Tabela Única de Assuntos foi aprovada pela Resolução n° 317, de 2003 e as Resoluções 328, de 2003 e 471, de 2005, aprovaram as tabelas de classe e de movimentação processual e criaram o Comitê Gestor das Tabelas (CoGeTab), integrado pelos secretários judiciários dos TRFs, com o apoio da Secretaria de Pesquisas e Informação do CEJ/CJF, responsável pela elaboração e atualização das taxonomias processuais.

A Tabela Única de Classes Processuais (TUC) adotou as definições e  tipologia de um projeto do TRF da 3ª Região. A Tabela Única de Movimentação Processual (TUMP) foi construída pelo COGETAB a partir de um esforço de padronização dos eventos do andamento do processo de todas as tabelas existentes na Justiça Federal.

Esse trabalho representou uma quebra de paradigmas porque, até aquela data, cada instituição da Justiça Federal tinha a sua própria tabela e, a maioria delas, misturavm o tipo processual com o assunto, como, por exemplo, Mandato de Segurança Previdenciário.

Os secretários judiciários, o diretor do CEJ, em 2003, o Ministro Ruy Rosado, e o Colegiado do CJF, aprovaram a padronização dessas taxonomias processuais propostas pelo Comitê de Documentação da Justiça Federal porque a falta de padrões gerava grandes problemas na gestão do processo, como, por exemplo, a impossibilidade de se obter estatísticas confiáveis, a impossibilitava a comparação da produtividade dos juízes nas diferentes seções judiciárias e tribunais.

Mais tarde, com a criação do CNJ, cujos primeiros secretários gerais foram juízes federais (Flávio Dino e Sérgio Tejada) que conheciam e utilizavam as tabelas processuais Unificadas da Justiça Federal, o projeto foi estendido a todo o Judiciário brasileiro, a partir de um grande esforço de padronização, empreendido com a participação de magistrados e servidores dos tribunais superiores, do CJF, dos tribunais regionais federais, tribunais regionais do trabalho e tribunais de justiça (e coordenado pelo juiz do trabalho Rubens Curado, mais tarde sucedido pelo Juiz de Direito Marivaldo Dantas).

Hoje, é inquestionável a importância da padronização processual em âmbito nacional para a implantação do sistema de processo judicial eletrônico (PJ.e), a construção de indicadores do planejamento estratégico do Judiciário, o funcionamento do Justiça em Números, o sistema de estatísticas do Poder Judiciário e outras políticas públicas implantadas pelo CNJ para a melhoria da Gestão Judiciária.