Consulta pública sobre a Lei de Arquivos

Encontra-se em consulta pública, no site do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) www.conarq.gov.br, de 16/09 a 15/10/2013, projeto de lei que altera dispositivos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados. Essa Lei regulamenta a operacionalização dos serviços de gestão de documentos do poder público (dos arquivos privados também).

A proposta, aprovada na 72ª Reunião Plenária do Conarq, não altera substancialmente o texto da Lei (ver na página o texto da versão consolidada da lei). Algumas alterações são de melhoramento de redação, como observado na ementa da Lei, que substitui “…dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências” por “…dispõe sobre as diretrizes da política….”. A alteração é necessária porque referida Lei pode dispor as instruções, a diretiva, a linha reguladora, mas não a política, que deve ser estabelecida por um conjunto de normas, em que se inclui a Lei de Acesso à Informação (LAI). 

O capítulo 5, relativo ao acesso e sigilo dos documentos públicos, foi excluído porque a matéria foi disciplinada pela LAI. No entanto, essa foi a única alteração decorrente das disposições da LAI.

Era de se esperar um volume maior de alterações na nova versão da Lei n. 8.159/91, em razão de a Gestão Documental estar amplamente regulamentada na LAI e nem sempre de forma convergente com o que estabelece essa Lei.

O art. 4° da LAI apresenta conceitos arquivísticos, como unidade de registro de informações em qualquer que seja o suporte ou formato (art. 2º da Lei n. 8159/1991), de autenticidade, integridade, proteção da informação, e garantia da disponibilidade; o inc. 5º do mesmo artigo regulamenta “o tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação”, (diferentemente do que estabelece o art. 3º da Lei n. 8159/1991). O art. 5° da LAI estabelece como dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

Em tempos de produção de documentos em meios digitais, a LAI preocupou-se com a preservação de longo prazo desses documentos, ao estabelecer, no art. 6º, que cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: “II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade.”

No art. 7°, a LAI determina que o “acesso à informação compreende os direitos de obter informação […] contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; […] primária, íntegra, autêntica e atualizada, sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades […]”.

Essas questões conceituais e técnicas não foram enfrentadas. As maiores alterações propostas são no sentido de fortalecer o papel do Conarq, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar. Para tanto, está sendo proposto um capítulo 6, relativo ao Conselho Nacional de Arquivos e à criação do Fundo Nacional de Arquivos.

Como estratégia de fortalecimento, inclui-se a proposição de que o Conarq seja presidido pelo Ministro do órgão do Poder Executivo Federal ao qual o Arquivo Nacional estiver subordinado (para o caso de mudanças de vinculação hierárquica do órgão, o Ministério não foi definido).

Uma das alterações necessárias e não incluída é a regulamentação da gestão arquivística, em nível estadual e municipal. A Lei n. 8.159/91 em vigor, em seu art. 21, determina que legislação estadual, do Distrito Federal e municipal, definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

Embora a Lei n. 8.159/91 tenha sido promulgada há 22 anos, até o presente, diversos estados e inúmeros municípios carecem de leis para regulamentar a política de arquivos em níveis estadual e municipal.  A exemplo da LAI, que, no seu primeiro artigo, dispõe que os procedimentos devem ser observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações, essa deveria ser uma das alterações do novo projeto de lei em consulta pública.

A não regulamentação das questões de Gestão Documental abordadas na LAI pela nova versão da Lei n. 8.159/91 deixa de contribuir para o fortalecimento do papel do Conarq, Sinar ou do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – Siga, da Administração Pública Federal, criado pelo Decreto n. 4.915, de 2003, e até hoje carecendo de implementação. Vários papéis assumidos pela Controladoria-Geral da União (CGU) deveriam ter o protagonismo do Conarq ou do Arquivo Nacional, organismos especializados em gestão da documentação governamental.

Temas referentes ao acesso aos documentos públicos em formato digital custodiados pelos arquivos, ao acesso e à gestão dos dados governamentais em formato abertos, à autorização para uso, reuso, cópia, modificação, e uso comercial dos documentos são questões não regulamentadas que, se não incluídas no projeto de lei, precisam ser objeto de regulamentação do Conarq.

Um antigo problema da Lei n. 8.159/91 não foi solucionado. O art. 9º em vigor estabelece que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas deve ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

A nova redação estabelece requisitos para a eliminação (ser precedida de avaliação documental com base em tabela de temporalidade e destinação de documentos) e inclui o parágrafo primeiro que conceitua instituição arquivística pública como aquela que tem as atividades arquivísticas como finalidade. No entanto, o problema não era a falta de definição do que seria uma instituição arquivística pública, mas a inexistência de arquivos públicos nos poderes legislativos e judiciários em todos os níveis de governo.

Felizmente, pelo menos no Judiciário, a questão foi resolvida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que assumiu a responsabilidade pelo estabelecimento da política de gestão documental com o Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME).    

Categorias: Gestão Documental, Gestão Arquivística, Lei de Acesso à Informação, Política Nacional de Arquivos, (PRONAME).