Questões relevantes para o Planejamento de Repositórios Institucionais

Cada vez mais, as organizações adotam os repositórios institucionais como plataforma para o registro e o acesso aberto ao conhecimento gerado pelos seus colaboradores no exercício da sua missão.

Os repositórios institucionais reúnem todos os tipos de documentos publicados em meio digital. Eles maximizam a disseminação das informações, tornando-as disponíveis e amplamente acessíveis.

No entanto, como qualquer outro projeto de mudança e inovação organizacional, o desenvolvimento de um repositório institucional obedece a um conjunto de fases/etapas mais ou menos planejadas. Os questionamentos que se seguem poderão subsidiar o planejamento de um repositório e a elaboração de diretrizes de uma política de informação

Responsabilidade

Idealmente o desenvolvimento de um repositório institucional deve ser um projeto colaborativo, reunindo especialistas e esforços de várias unidades da instituição. As responsabilidades devem ser compartilhadas e formalizadas.

  1. Haverá norma regulamentando a política de informação do repositório institucional?

  2. Haverá uma designação formal de responsabilidade? Será designado um gestor e definido o seu papel para o repositório como um todo? As comunidades ou coleções desenvolvidas por outras unidades também terão gestores designados?

  3. O projeto visa o fortalecimento da rede de bibliotecas? Que ações poderão ser feitas para facilitar o processo?

  4. O repositório será compartilhado com outras unidades da Instituição?

  5. Essas unidades receberão treinamento para a entrada de dados?

  6. O repositório será compartilhado com as unidades descentralizadas da instituição?

  7. Se sim, haverá um único repositório institucional ou cada biblioteca deverá criar o seu repositório?

  8. Qual a responsabilidade e o papel da unidade de informação na administração das comunidades e coleções?

  9. As coleções de outras unidades serão abertas – para acesso na internet ou serão fechadas?

  10. Os documentos das unidades serão incluídos por elas mesmas ou pela Biblioteca da instituição?

  11. Se incluídos por outras unidades, a Biblioteca dará treinamento para inclusão dos metadados (autor, título, assuntos etc) correspondentes?

Conteúdo

O conteúdo do repositório institucional determina o seu sucesso. O conteúdo destina-se ao compartilhamento e deve refletir o conhecimento existente, a missão da organização e a produção técnica e científica da comunidade de usuários. As estratégias de captação das informações devem ser definidas a priori.

  1. Será realizado um mapeamento dos conhecimentos institucionais para definir o escopo do repositório institucional?

  2. Ou começarão com os documentos já disponíveis/conhecidos, deixando para outro momento a inclusão de outros tipos de documentos eventualmente existentes na instituição?

  3. Quais serão os critérios para determinar o que constituirá uma comunidade, subcomunidades ou coleção no repositório? Qual a definição de “coleção” no âmbito do repositório?

  4. Quem poderá administrar coleções? Uma mesma equipe da Biblioteca será responsável por todas?

  5. A criação de comunidades e coleções refletirão os conteúdos dos documentos? Serão com base na estrutura organizacional da instituição? No tipo de documentos – livros, artigos, teses e dissertações, vídeos, normas, acórdãos? Ou através de coleções temáticas e projetos – memória institucional, memória oral, objetos educacionais (apostilas, apresentações em power point e outros materiais didáticos de cursos), jurisprudência, legislação, boas práticas, lições aprendidas?

  6. Haverá auto arquivamento de documentos pelos autores?

Aspectos legais;

Inclui questões sobre autorização para a inclusão de documentos e de direitos autorais. É importante formalizar a política de direitos autorais, com as definições das responsabilidades dos autores sobre os documentos produzidos para evitar demandas legais. Os usuários são autores e também proprietários dos direitos autorais do conteúdo.

As regras de copyright, muitas vezes, não são válidas no ambiente digital. Um RI deve ser apenas o custodiante da informação que armazena e dissemina, e não pode digitalizar e dar acesso a informações protegidas por copyright.

  1. Existe alguma norma na instituição que determina aos colaboradores a obrigatoriedade de disponibilizar os trabalhos de sua autoria à biblioteca?

  2. Serão incluídos documentos dos colaboradores já publicados por editoras comerciais? Se sim, a responsabilidade pela solicitação de autorização para inclusão no repositório institucional será do autor ou da Biblioteca?

  3. As solicitações de autorização para publicação serão registradas/formalizadas?

  4. Os colaboradores serão consultados e autorizarão a inclusão de cada documento de sua autoria? Ou haverá uma única consulta geral a cada autor? Ou não será necessária a consulta sobre documentos já disponíveis na biblioteca em meio físico?

  5. Haverá coleções de acesso restrito? As informações sobre restrição de acesso serão registradas em uma política de informação?

  6. Será necessário consultar a assessoria jurídica para questões de licenciamento de conteúdo?

  7. Os conteúdos incluídos por outras unidades serão revisados pela Biblioteca?

  8. O repositório institucional utilizará licenças Creative Commons? 

Padrões

A definição de padrões engloba tópicos relativos a:

  • Plataforma tecnológica a ser utilizada – a escolha de hardware e software adequados à proposta – Ex. DSpace;

  • Metadados, que podem ser mais simples e genéricos, como o Dublin Core ou outros padrões especializados. A Biblioteca pretende importar documentos, como, por exemplo, do Aleph (Marc 21) para o DSpace. Pretendem desenvolver essa e outras funcionalidades?

  • Padrões de fluxograma de trabalho (workflow), que inclui tanto o fluxo administrativo (gestão do repositório institucional) quanto o fluxo de publicação de documentos. Eles serão previamente definidos e registrados em Manual?

  • Para manter um padrão de qualidade, serão criadas regras para entrada de dados? 

Preservação

É desejável que se tenha uma política de preservação da informação digital que contemple estratégias para a preservação como a migração e conversão de dados; a atualização de suporte em função de upgrades de software e de hardware e técnicas de emulação. A criação de repositórios já garante a preservação de metadados, o acesso e a recuperação dos dados.

A Política de Preservação assegura o acesso ao material digital, sempre que necessário e visa a preservação física, com foco nas mídias, e a preservação lógica, com foco nos formatos, aspectos dependentes do hardware e do software. 

  1. A instituição tem política de preservação da informação em formato digital?

  2. Existe alguma padronização dos formatos de arquivos para fins de preservação?

  3. A Biblioteca irá digitalizar documentos para inclusão no repositório institucional? 

Política de Uso 

É possível desenvolver novos serviços de disseminação de informações para ampliar a utilização do conteúdo do repositório institucional.

O acesso ao conteúdo do repositório institucional deve ser livre ao público em geral. Excluem-se documentos de acesso restrito, adquiridos exclusivamente para uso interno ou por se tratar de documentos sigilosos.

  1. O repositório institucional será totalmente de acesso aberto ou haverá coleções e documentos de acesso restrito?

  2. As restrições serão registradas na política de informação da Biblioteca?

  3. Será necessário estabelecer níveis e perfis de permissões de acesso para o gerenciamento de comunidades, coleções e itens? 

Sustentabilidade e financiamento

Para assegurar a sustentabilidade é indispensável o apoio da alta administração da Instituição. Embora o custo da armazenagem digital tenha diminuído ao longo dos anos, o projeto, os custos (recursos humanos – técnicos e especialistas – e equipamentos) e as responsabilidades podem inviabilizar o futuro do repositório institucional.

  1. A iniciativa está alinhada com o planejamento estratégico da instituição?

Referência

 TOMAÉL, Maria Inês; SILVA, Teresinha Elisabeth da. Repositórios institucionais: diretrizes para políticas de informação. In: Encontro nacional de pesquisa em Ciência da informação, 8, 2007, Bahia, VIII ENANCIB. Disponível em: www.enancib.ppgci.ufba.br/artigos/GT5–142.pdf . Acesso em: 3 mar. 2014.

Categorias: Livre Acesso, Repositórios Institucionais, Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento.