Gestão de processos administrativos eletrônicos – Uma medida efetiva para o Acesso à Informação no Setor Público

O Diário Oficial da União de nove de janeiro de 2013 publicou o aviso da Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento sobre a consulta pública
para a contratação de software de gestão de processos administrativos eletrônicos.

A solução de gestão de processos administrativos eletrônicos a ser contratada será
disponibilizada posteriormente no Portal do Software Público, para uso das instituições do
Estado. O aperfeiçoamento do modelo de negócios – gestão de processos administrativos
eletrônicos também é objetivo da consulta. As contribuições podem ser oferecidas até 05/02/
2013.

A medida irá contribuir para o efetivo acesso à informação pública. Sistemas de gestão
documental são requisitos essenciais ao cumprimento da Lei n. 12.527, de 18 de novembro
de 2011. Com a solução, os processos em tramitação nas instituições públicas poderão ser
consultados na internet.

A adoção do processo administrativo eletrônico deve ser um projeto estratégico para o
Estado brasileiro. O uso das tecnologias da informação representará a racionalização de
procedimentos, operações e rotinas de trabalho, além de uma economia significativa para
erário, uma vez que todas as instituições da administração pública brasileira poderão utilizar o
software contratado. Em termos de agilidade, resultará em melhor atendimento dos cidadãos
que precisam resolver questões nas diversas agências do Estado.

O Judiciário também poderá beneficiar-se com a interoperabilidade dos dados do processo
judicial de execução fiscal, por exemplo, com o processo administrativo eletrônico dos órgãos
exequentes. Outro ponto positivo diz respeito, em especial, à integração com inquéritos
policiais eletrônicos e processos ainda na esfera administrativa, na Advocacia-Geral da União,
na Fazenda Nacional, no IBAMA, na FUNASA – instituições que se enquadram entre os 100
maiores litigantes em todos os segmentos da Justiça.

A implantação do processo judicial eletrônico pelo Judiciário é citada como exemplo positivo
na justificativa da Consulta Pública. Inclusive, o documento básico apresenta um rol exaustivo
de requisitos do sistema a ser contratado, requisitos esses aderentes ao Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário
(Moreq-Jus), aprovado pela Resolução CNJ n. 91/2009 e Resolução do CJF n. 7/2008.

No entanto, diferentemente dos sistemas de gestão da documentação administrativa que
têm sido adotados pelas instituições do Judiciário, a medida do Executivo é incompleta.
O processo administrativo é apenas um tipo de documento produzido pela administração
pública. O sistema não incluirá documentos relevantes que não formam autos, como ofícios,
memorandos, e-mails, pareceres, atos normativos e outros, gerados pelas organizações do
Estado no exercício das suas funções de normatizar, fiscalizar, estabelecer políticas públicas
ou julgar causas.

No Judiciário, os primeiros processos judiciais eletrônicos foram implantados em 2001, com a
criação dos Juizados Especiais Federais. Posteriormente, a Lei n. 11.419, de 2006, estendeu
o processo eletrônico a todos os tipos de processos judiciais. O PJe em implantação pelo
CNJ em todo o Judiciário brasileiro irá contribuir para a maior eficiência do Poder. A gestão do
processo judicial (captura, classificação, armazenamento, tramitação, acesso e preservação)
em sistema próprio justifica-se por ser ele regido mediante códigos processuais específicos.

Já os sistemas de gestão da documentação administrativa devem abranger toda a tipologia
documental gerada pelas instituições públicas. É desejável que o sistema a ser contratado pela
consulta pública proceda à gestão da documentação pública integralmente. Preferencialmente
deve ter funcionalidades para promover a padronização na gestão da documentação digital e
não digital, garantindo que o patrimônio documental da Administração Pública brasileira seja
preservado de forma confiável, íntegra, autêntica e acessível.

Certamente não realizarão outra consulta pública para a contratação de sistema de gestão dos
demais tipos de documentos produzidos nas instituições do Executivo. E mesmo que isso fosse
feito, o controle da tramitação dos documentos deve ser integral. A cada dia mais decisões,

despachos e ações são praticadas por e-mails. Um memorando pode ser autuado e gerar um
processo.

É desejável que toda a tipologia documental seja gerenciada no mesmo sistema e que
essa limitação seja solucionada para não diminuir a eficácia da iniciativa. Espera-se que o
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) atue nesse caso, para promover a contratação de
uma solução que contemple a gestão integral da documentação governamental, de forma a
contribuir para o fortalecimento da democracia e do pleno exercício da cidadania.

Além do software, outras medidas requerem ação urgente do Conarq para garantir a
interoperabilidade de dados e processos, como a elaboração de uma tipologia documental
que atenda aos órgãos do Poder Executivo para que o processo administrativo possa tramitar
amplamente entre ministérios e agências governamentais. Um processo administrativo
eletrônico do Ministério do Planejamento deve poder tramitar, por exemplo, na Presidência da
República.

Além disso, o Conarq deve promover gestões para que o sistema a ser contratado pela SLTI/
MP inclua as funcionalidades de um SIGAD e atenda às diretrizes estabelecidas na Resolução
n. 36, de 19 de dezembro de 2012, que dispôs sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão
arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos da Administração Pública – SINAR.