Diretora da InnovaGestão em palestra no 3. Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário

Neide De Sordi, Diretora da InnovaGestão – Consultoria em Informação,   proferiu a palestra  “Elementos para a Gestão Integrada da Informação e do Conhecimento no Sistema de Justiça”, em 29 de novembro, dia em que se encerrou o 3º Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário. O evento contou com a participação de mais de 400 congressistas – entre magistrados, servidores do Judiciário e de outras instituições públicas e teve como tema o acesso à informação e a preservação da memória como garantia do exercício da cidadania. 

Em sua apresentação, Neide De Sordi abordou questões relativas às mudanças de paradigmas da Justiça brasileira, em razão do uso de tecnologias e do processo eletrônico, que requerem a integração dos processos de Gestão Documental em programas de Gestão do Conhecimento para a melhoria da Gestão Judiciária.

Nesse contexto, ressaltou que as mudanças organizacionais irão requerer do servidor habilidades que antes não faziam parte do seu perfil. Enfatizou ainda que, com o processo eletrônico, o trabalho manual acabou e as organizações precisarão capacitar os servidores para o desempenho de atividades com uso intensivo de conhecimento.

Onde e como serão realocados os servidores que desempenhavam as atividades de envio de processos, remessas dos autos, juntada de documentos, emissão de fotocópias, atendimento aos advogados que peticionam no balcão, distribuição e classificação dos feitos, carimbar e costura de processos, além de outros procedimentos das secretarias de varas e turmas – atividades até então fundamentais ao funcionamento da Justiça? Perguntou a palestrante.

Entende a especialista que a gestão de mudanças nos processos de trabalho e a incorporação de questões como o teletrabalho, o crescimento da complexidade nos processos de trabalho e a necessidade de melhoria na gestão da informação e do conhecimento precisam ser introduzidos na pauta das organizações da Justiça brasileira.

O tema Gestão Documental e sua importância como instrumento de gestão das atividades finalísticas da Justiça também foi abordado na palestra, tendo-se enfatizado o alto grau de aderência dos sistemas processuais às boas práticas de gestão documental, especialmente em relação à padronização da tipologia, da taxonomia, dos eventos processuais, em razão das tabelas processuais unificadas e de outros instrumentos de gestão judiciária.

Ao discorrer sobre as peculiaridades da Gestão Documental nas instituições da Justiça, a palestrante ressaltou que o conceito do ciclo de vida dos documentos não é completamente adequado à Justiça. Entende Neide De Sordi que a teoria da Arquivística Integrada e o conceito de documentos contínuos preconizam soluções mais aderentes ao gerenciamento dos documentos e processos da Justiça. A Arquivística Integrada é defendida por autores canadenses e australianos como a única teoria capaz de assegurar uma política integrada de organização de arquivos, permitindo um rápido acesso às informações, indispensáveis ao funcionamento das instituições.

A teoria das três idades não considera as peculiaridades dos códigos processuais que possibilitam, por exemplo, que um processo criminal arquivado há cem anos como documento permanente volte à fase corrente por conta de um pedido de revisão criminal, exemplo do conceito de documento contínuo da Arquivística Integrada, podendo este deixar de ser um documento permanente, passando a ser novamente documento corrente. Depois, pode vir a ser passível de eliminação por perder a sua obrigatoriedade de guarda com a absolvição do réu.

Boas práticas de Gestão da Documentação em formato digital também foram relacionadas na palestra, que ressaltou que alguns tribunais estão preocupados em digitalizar, microfilmar e certificar digitalmente os acervos de processos judiciais com trânsito em julgado. Esse procedimento caro é desnecessário. Apenas os processos e documentos já avaliados e com destinação final de guarda permanente podem ser digitalizados, porém, exclusivamente para fins de acesso e preservação dos documentos originais, que, em nenhuma hipótese, podem ser eliminados.

Ao final da apresentação, a palestrante ressaltou a necessidade de as políticas arquivísticas para o Judiciário serem pensadas de forma a integrar todo o ciclo de vida do documento, especialmente em razão da inexistência de entidade externa de custódia da documentação permanente, a qual, em razão de suas peculiaridades, certamente não será criada.

Neide de Sordi conclamou o Comitê Gestor do Proname a continuar a desenvolver as políticas de gestão documental do Judiciário, nas quais se  incluem políticas de segurança e preservação da informação digital; elaboração de um plano de curadoria digital, de gestão de riscos; fiscalização do cumprimento dos instrumentos e de políticas estabelecidas e, especialmente, criação de uma descrição arquivística adequada ao processo judicial.