Administração Pública – Inovação e Mudanças

Uma inovação irá revolucionar as práticas de gestão e os processos de trabalho da Administração Pública, com reflexo na profissionalização do servidor e na exigência de profissionais qualificados e flexíveis, que se adaptam às mudanças e possam gerar aumento de produtividade. Essa inovação foi denominada de SEI.

O SEI – Sistema Eletrônico de Informações faz parte do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério do Planejamento, que congrega diversos órgãos e entidades públicas visando construir uma infraestrutura para a integração dos documentos e processos dos órgãos do Governo Federal. Além da integração, espera-se que as melhorias na gestão de documentos e processos da Administração Pública, se traduzam em agilidade, produtividade, transparência, satisfação dos usuários e redução de custos.

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal (TRF) da 4ª Região e selecionado por meio de Consulta Pública do Ministério do Planejamento como software para a gestão de processos e documentos digitais na Administração Pública Federal. Ainda em 2014, a solução será disponibilizada no Portal do Software Público.

O SEI foi selecionado em razão da sua versatilidade, facilidade de uso, interface amigável, assinatura eletrônica, ergonomia, usabilidade e segurança das informações. Além disso, otimiza os processos de trabalho, com a diminuição das suas diversas etapas. Entre as práticas inovadoras do SEI destacam-se o fim do documento em suporte papel e o compartilhamento do conhecimento institucional em tempo real. Como consequência, tem-se a redução do custo com transporte, papel, impressora, toner e outros materiais de expediente e, principalmente, a redução de espaço físico de depósitos e arquivos. No entanto, uma das mais revolucionárias das funcionalidades do SEI é a possibilidade de controles estatísticos para a gestão de prazos e produtividade.

Esse processo de mudança que irá ocorrer nos órgãos do Executivo, na ultima década, tem sido vivenciado pelas instituições do Judiciário, onde a implantação de processo eletrônico teve início com a criação dos sistemas dos Juizados Especiais Federais, em 2002 e, posteriormente, ampliado para todo o Judiciário com a aprovação da Lei n. 11.419/2006. Hoje, com mais de uma década de utilização de processos eletrônicos, o grau de maturidade adquirido possibilitou o desenvolvimento de sistemas capazes de contribuir para a melhoria das organizações públicas.

A revolução tecnológica em curso aponta para a convergência de tecnologias em sistemas integrados e também para a realização de alianças institucionais estratégicas e projetos de cooperação e esse é o modelo adotado para o PEN-SEI. Instituições como a Anatel, a EMBRAPA, a CVM, o GDF e o Ministério das Comunicações fazem parte do projeto piloto e estão trabalhando com a padronização de terminologias e de instrumentos de Gestão de Documentos para serem os early adopters do SEI dentro do Convênio TRF4 e MPOG. No Judiciário, o SEI já está sendo usado por quase duas dezenas de órgãos.

Pelo seu caráter inovador, o TRF da 4ª Região, foi considerado pelo CNJ o tribunal federal do país com maior nível de maturidade em gestão estratégica, além de ser um tribunal sem papel tanto na área administrativa como na Judiciária. Dentro desse contexto de boas práticas, é desejável que o SEI seja objeto de benchmarking para responder às necessidades de instrumentos de apoio à melhoria da Gestão Pública.