Cada vez mais, as organizações adotam os repositórios institucionais como plataforma para o registro e o acesso aberto ao conhecimento gerado pelos seus colaboradores no exercício da sua missão.
Os repositórios institucionais reúnem todos os tipos de documentos publicados em meio digital. Eles maximizam a disseminação das informações, tornando-as disponíveis e amplamente acessíveis.
No entanto, como qualquer outro projeto de mudança e inovação organizacional, o desenvolvimento de um repositório institucional obedece a um conjunto de fases/etapas mais ou menos planejadas. Os questionamentos que se seguem poderão subsidiar o planejamento de um repositório e a elaboração de diretrizes de uma política de informação
Responsabilidade
Idealmente o desenvolvimento de um repositório institucional deve ser um projeto colaborativo, reunindo especialistas e esforços de várias unidades da instituição. As responsabilidades devem ser compartilhadas e formalizadas.
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Haverá norma regulamentando a política de informação do repositório institucional?
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Haverá uma designação formal de responsabilidade? Será designado um gestor e definido o seu papel para o repositório como um todo? As comunidades ou coleções desenvolvidas por outras unidades também terão gestores designados?
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O projeto visa o fortalecimento da rede de bibliotecas? Que ações poderão ser feitas para facilitar o processo?
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O repositório será compartilhado com outras unidades da Instituição?
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Essas unidades receberão treinamento para a entrada de dados?
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O repositório será compartilhado com as unidades descentralizadas da instituição?
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Se sim, haverá um único repositório institucional ou cada biblioteca deverá criar o seu repositório?
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Qual a responsabilidade e o papel da unidade de informação na administração das comunidades e coleções?
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As coleções de outras unidades serão abertas – para acesso na internet ou serão fechadas?
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Os documentos das unidades serão incluídos por elas mesmas ou pela Biblioteca da instituição?
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Se incluídos por outras unidades, a Biblioteca dará treinamento para inclusão dos metadados (autor, título, assuntos etc) correspondentes?
Conteúdo
O conteúdo do repositório institucional determina o seu sucesso. O conteúdo destina-se ao compartilhamento e deve refletir o conhecimento existente, a missão da organização e a produção técnica e científica da comunidade de usuários. As estratégias de captação das informações devem ser definidas a priori.
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Será realizado um mapeamento dos conhecimentos institucionais para definir o escopo do repositório institucional?
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Ou começarão com os documentos já disponíveis/conhecidos, deixando para outro momento a inclusão de outros tipos de documentos eventualmente existentes na instituição?
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Quais serão os critérios para determinar o que constituirá uma comunidade, subcomunidades ou coleção no repositório? Qual a definição de “coleção” no âmbito do repositório?
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Quem poderá administrar coleções? Uma mesma equipe da Biblioteca será responsável por todas?
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A criação de comunidades e coleções refletirão os conteúdos dos documentos? Serão com base na estrutura organizacional da instituição? No tipo de documentos – livros, artigos, teses e dissertações, vídeos, normas, acórdãos? Ou através de coleções temáticas e projetos – memória institucional, memória oral, objetos educacionais (apostilas, apresentações em power point e outros materiais didáticos de cursos), jurisprudência, legislação, boas práticas, lições aprendidas?
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Haverá auto arquivamento de documentos pelos autores?
Aspectos legais;
Inclui questões sobre autorização para a inclusão de documentos e de direitos autorais. É importante formalizar a política de direitos autorais, com as definições das responsabilidades dos autores sobre os documentos produzidos para evitar demandas legais. Os usuários são autores e também proprietários dos direitos autorais do conteúdo.
As regras de copyright, muitas vezes, não são válidas no ambiente digital. Um RI deve ser apenas o custodiante da informação que armazena e dissemina, e não pode digitalizar e dar acesso a informações protegidas por copyright.
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Existe alguma norma na instituição que determina aos colaboradores a obrigatoriedade de disponibilizar os trabalhos de sua autoria à biblioteca?
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Serão incluídos documentos dos colaboradores já publicados por editoras comerciais? Se sim, a responsabilidade pela solicitação de autorização para inclusão no repositório institucional será do autor ou da Biblioteca?
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As solicitações de autorização para publicação serão registradas/formalizadas?
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Os colaboradores serão consultados e autorizarão a inclusão de cada documento de sua autoria? Ou haverá uma única consulta geral a cada autor? Ou não será necessária a consulta sobre documentos já disponíveis na biblioteca em meio físico?
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Haverá coleções de acesso restrito? As informações sobre restrição de acesso serão registradas em uma política de informação?
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Será necessário consultar a assessoria jurídica para questões de licenciamento de conteúdo?
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Os conteúdos incluídos por outras unidades serão revisados pela Biblioteca?
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O repositório institucional utilizará licenças Creative Commons?
Padrões
A definição de padrões engloba tópicos relativos a:
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Plataforma tecnológica a ser utilizada – a escolha de hardware e software adequados à proposta – Ex. DSpace;
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Metadados, que podem ser mais simples e genéricos, como o Dublin Core ou outros padrões especializados. A Biblioteca pretende importar documentos, como, por exemplo, do Aleph (Marc 21) para o DSpace. Pretendem desenvolver essa e outras funcionalidades?
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Padrões de fluxograma de trabalho (workflow), que inclui tanto o fluxo administrativo (gestão do repositório institucional) quanto o fluxo de publicação de documentos. Eles serão previamente definidos e registrados em Manual?
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Para manter um padrão de qualidade, serão criadas regras para entrada de dados?
Preservação
É desejável que se tenha uma política de preservação da informação digital que contemple estratégias para a preservação como a migração e conversão de dados; a atualização de suporte em função de upgrades de software e de hardware e técnicas de emulação. A criação de repositórios já garante a preservação de metadados, o acesso e a recuperação dos dados.
A Política de Preservação assegura o acesso ao material digital, sempre que necessário e visa a preservação física, com foco nas mídias, e a preservação lógica, com foco nos formatos, aspectos dependentes do hardware e do software.
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A instituição tem política de preservação da informação em formato digital?
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Existe alguma padronização dos formatos de arquivos para fins de preservação?
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A Biblioteca irá digitalizar documentos para inclusão no repositório institucional?
Política de Uso
É possível desenvolver novos serviços de disseminação de informações para ampliar a utilização do conteúdo do repositório institucional.
O acesso ao conteúdo do repositório institucional deve ser livre ao público em geral. Excluem-se documentos de acesso restrito, adquiridos exclusivamente para uso interno ou por se tratar de documentos sigilosos.
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O repositório institucional será totalmente de acesso aberto ou haverá coleções e documentos de acesso restrito?
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As restrições serão registradas na política de informação da Biblioteca?
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Será necessário estabelecer níveis e perfis de permissões de acesso para o gerenciamento de comunidades, coleções e itens?
Sustentabilidade e financiamento
Para assegurar a sustentabilidade é indispensável o apoio da alta administração da Instituição. Embora o custo da armazenagem digital tenha diminuído ao longo dos anos, o projeto, os custos (recursos humanos – técnicos e especialistas – e equipamentos) e as responsabilidades podem inviabilizar o futuro do repositório institucional.
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A iniciativa está alinhada com o planejamento estratégico da instituição?
Referência
TOMAÉL, Maria Inês; SILVA, Teresinha Elisabeth da. Repositórios institucionais: diretrizes para políticas de informação. In: Encontro nacional de pesquisa em Ciência da informação, 8, 2007, Bahia, VIII ENANCIB. Disponível em: www.enancib.ppgci.ufba.br/artigos/GT5–142.pdf . Acesso em: 3 mar. 2014.
Categorias: Livre Acesso, Repositórios Institucionais, Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento.