A Gestão Documental e a Política de Gestão Socioambiental do Judiciário

Em três de março, o Conselho Nacional de Justiça publicou a Resolução n. 201, que determina a criação, nos órgãos e conselhos do Judiciário, de unidades ou núcleos socioambientais. Com foco na preservação do meio ambiente, a norma, bastante abrangente, em seu art. 5º, estabelece que as unidades a serem criadas deverão estimular a reflexão e a mudança dos padrões de compra, consumo e de gestão documental nos órgãos do Poder Judiciário.

As unidades ou núcleos socioambientais terão caráter permanente e estarão, preferencialmente, subordinados à alta administração dos órgãos, tendo em vista as suas atribuições estratégicas e as mudanças de paradigma que suas ações irão buscar. A resolução determina que, por meio dessas unidades, deverão ser adotados modelos de gestão organizacional e de processos estruturados na promoção da sustentabilidade ambiental, econômica e social. 

Entre as ações que os núcleos deverão fomentar, destaca-se “a gestão sustentável de documentos, em conjunto com a unidade responsável”. A resolução também incentiva a informatização dos processos e procedimentos administrativos do Judiciário.

É bastante louvável essa associação entre Gestão Socioambiental e Gestão Documental, considerando que a Gestão Documental inclui desde a produção do documento até sua destinação final, seja essa a preservação permanente ou a eliminação. Os documentos dão materialidade às lides que tramitam no Judiciário. Todos os registros das atividades humanas são considerados documentos.

A associação entre gestão documental e gestão ambiental no Judiciário teve início em 2005, no Tribunal Regional Federal da 4ª Região, quando o seu presidente, o Desembargador Wladimir Passos de Freitas, aprovou o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal da 4ª Região e incluiu, na norma, dispositivo que determinava a eliminação dos documentos sem valor permanente, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental. O primeiro edital de eliminação de autos findos da Justiça Federal foi matéria do Programa Via Legal e ressaltou a preocupação social e ambiental do Programa (ELIMINAÇÃO…, 2005). Esse dispositivo foi incorporado aos atos normativos subsequentes do Conselho da Justiça Federal (BRASIL, CJF, 2004), à Recomendação n. 37, do Conselho Nacional de Justiça (BRASIL, CNJ, 2011) e à Resolução n. 40, de 9 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos (BRASIL, CONARQ, 2014).

A racionalização da produção de documentos, uma das atividades da Gestão Documental, cuja finalidade é contribuir para que os documentos atendam às finalidades para os quais foram criados, é também uma contribuição à preservação ambiental. A racionalização inibe a produção desnecessária de documentos e suas cópias, representando menor consumo de papel ou de outros suportes e, consequentemente, menor impacto ao meio ambiente. Como a Gestão Documental engloba a produção de documentos, os sistemas de documentos (e processos) eletrônicos são de Gestão Documental. Assim, a substituição do papel por documento digital inclui, na agenda da parceria, ações de preservação digital. 

A preservação digital é uma preocupação decorrente do processo de mudança do documento físico para o digital: “Os documentos digitais são suscetíveis à alteração, lícita ou ilícita, à degradação física dos suportes e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco sua autenticidade” (BRASIL, CONARQ, 2012). Com os documentos digitais, a preservação da memória institucional registrada nos documentos passa a requer políticas de preservação digital.

No entanto, com a inclusão das questões de Gestão Documental na política de Gestão Socioambiental, as unidades de arquivo certamente poderão contar com esse apoio para o êxito dos seus programas de trabalho, quer sejam a implantação de projetos ou aprovação de normas que preservem o meio ambiente informacional.

A parceria irá enriquecer as práticas de ambas as áreas do conhecimento. Os responsáveis pela Gestão Documental irão colaborar na disseminação de suas práticas voltadas para a reciclagem, racionalização e reuso dos recursos e, por outro lado, irão ampliar o seu compromisso social e ético com a preservação do planeta.

Referências

BRASIL. CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL. Resolução n. 393, de 20 de setembro de 2004. Dispõe sobre o Programa de Gestão de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal, que estabelece a política das ações judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justiça Federal. Disponível em: <http://dspace.cjf.local/jspui/handlre/1234/3433> Acesso: 30 mar. 2015.

________. CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA.  Recomendação n. 37, de 15 de agosto de 2011. Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e de seus instrumentos. Disponível em: <http://www.cnj.jus.br///images/atos_normativos/recomendacao/recomendacao_37_15082011_10042014143207.pdf> Acesso: 30 mar. 2015.

________. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução n. 37, de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=832&sid=46>  Acesso: 30 mar. 2015.

___________. Resolução n.40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1017&sid=46> Acesso: 30 mar. 2015.

ELIMINAÇÃO de autos findos no Tribunal Regional Federal da 4ª Região. Programa Via Legal n. 654. Brasília: Conselho da Justiça Federal, 2005. Disponível em: <http://www2.trf4.jus.br/trf4/controlador.php?acao=video_visualizar&id_video=48>. Acesso : 30 mar. 2015.